Quy trình tổ chức sự kiện ( Phần 2) - Vietimg

Ở phần 1 chúng ta đã xây cho sự kiện một cái móng vững chắc và phần 2 sẽ là những bước tiếp trong quy trình tổ chức sự kiện để xây nên bản thô của một căn nhà. Let’s start

Phần 2: Lên dây cót

1. Đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng

Thời gian, địa điểm, khách mời, banner, âm thanh, ánh sáng,..Có bất kỳ sai sót nào không? 2 tuần nữa thì liệu có xảy ra bất kỳ trục trặc nào không ?

quy-trinh-to-chuc-su-kien-phan-2

2. Họp team

quy-trinh-to-chuc-su-kien-phan-2

Check lại những công việc của từng thành viên, họ đã biết được nhiệm vụ của mình chưa? Có cảm thấy thoải mái với những việc mình được giao?

Họp team và các bạn tình nguyện viên để dự trù trước những khủng hoảng có thể gặp khi sự kiện diễn ra. Biết đâu trong lúc này có thể nghĩ ra được những ý tưởng mới lạ.

Hãy tinh tế để nhận ra những xích mích trong nội bộ và khéo léo giải quyết chúng. Giữ liên lạc thường xuyên với các nhóm trưởng.

3. Ủy thác công việc cho những người khác nhau và để cho một người có kinh nghiệm điều phối tất cả các hoạt động

Nếu đây là một sự kiện lớn, cho phép mọi người khác nhau làm các hoạt động khác nhau, dưới sự giám sát của leader. Leader lên là người có được sự tin tưởng từ các thành viên

quy-trinh-to-chuc-su-kien-phan-2

4. Đảm bảo event có mặt trên tất cả các tramg mạng xã hội

Bạn đang dùng facebook. Twitter để truyền thông sự kiện. Vậy bạn đã bỏ lỡ một kho khổng lồ những công cụ khác có thể giúp ích rất nhiều cho sự kiện. Dưới đây là 3 website bạn có thể ghé qua:

https://www.eventbrite.com/

http://www.evite.com/

http://www.myevent.com/

Trong quy trình tổ chức sự kiện, bạn phải luôn để tâm đến vấn đề truyền thông, đó có thể coi là khâu sống còn, rất nhiều event có hẳn một đội ngũ truyền thông, làm việc rất chuyên nghiệp để cốt sao có càng nhiều người biết càng tốt.

5. Quản lý tiền một cách khoa học

Sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh trong những tuần sắp tới và bạn không muốn tất cả chúng đi ra khỏi túi của riêng bạn. Dự trù từng khoản tiền cho những hoạt động nhất định như địa điểm, trang thiết bị, cung cấp thực phẩm…

Bạn cần phải có một sự kiểm soát nhất định đối với vấn đề tiền nong. Giữ lại tất cả các hóa đơn, chúng sẽ giúp ích cho bạn khi sự kiện kết thúc khi bạn cần phải có một bản thu chi ngân sách gửi phòng kế toán.

6. Chuẩn bị những thứ ngoài lề

Chuẩn bị tài liệu quảng cáo, phát hành quảng cáo, thông báo cho các phương tiện truyền thông, gửi thư, gọi điện thoại, gửi tin nhắn, email, và ghé thăm những người tham gia tiềm năng hoặc các nhà tài trợ. Làm thế nào biết mọi người có đến hay không ? Hãy chắc chắn rằng thông tin bạn đưa ra phải thật sự đầy đủ, hoàn chỉnh

Hãy suy nghĩ về đối tượng mục tiêu của bạn. Nếu bạn đang hướng đến người cao tuổi, bạn không cần mất thời gian gửi email. Đi tới tận nơi và giao lưu trò chuyện trực tiếp với họ.

7. Thu thập các mục cần thiết cho sự kiện

Các mục này có thể bao gồm huy chương, trò chơi, vật lưu niệm, giải thưởng, hoặc giấy chứng nhận. Có rất nhiều các vật trang trí nhỏ mà bạn không chú ý tới cho dù bạn đã cố gắng để mắt tới mọi ngõ ngách, Và đừng quên bàn, ghế, thiết bị âm thanh, dấu hiệu, khăn trải bàn, và tất cả những gì quan trọng,. Và đừng quên bàn, ghế, thiết bị âm thanh, dấu hiệu, khăn trải bàn, và tất cả những gì quan trọng, thứ lớn!

8. Sắp xếp mọi thứ

Chuẩn bị các bức ảnh, đồ ăn thức uống, phương tiện đi lại của khách mời. Đây cũng là lúc bạn nên lưu tâm đến việc chuẩn bị chỗ ở cho những khách mời khuyết tật,..hay khẩu phần ăn đặc biệt đối với người ăn chay, ăn kiêng.

Sắp xếp cho ghế, bảng, phông nền, Micro, loa, máy tính, máy chiếu LCD, vị trí đầu–bất cứ điều gì mà cần phải được thiết lập tại các địa điểm.

9. Ghi chép một cách cẩn thận bảng list contact

Quy trình tổ chức sự kiện được coi như một cỗ máy mà ở đó mọi người phải liên kết chặt chẽ với nhau thì cỗ máy mới có thể chạy được.

Do đó bạn sẽ cần tất cả các số điện thoại có liên quan, địa chỉ và email thành viên trong đội, ngoài ra còn cần contact của những khách VIP, đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ sự kiện. Trong trường hợp đến muộn hoặc có bất cứ sai cót gì thì bạn cũng sẽ tìm được cách liên lạc với họ.

10. Khảo sát địa điểm

Đi cùng cả team để khảo sát địa điểm, xác định chỗ nào dành để đựng đồ, khu vực WC ở đâu, bãi đỗ xe nằm ở hướng nào? Từ cửa ra vào đến sân khấu chính mất bao lâu và khoảng cách bao xa? Hãy chắc chắn bạn nắm rõ từng được từng ngóc ngách của địa điểm nơi bạn tổ chức sự kiện

Nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời thì việc khảo sát địa điểm sẽ cần làm kỹ càng hơn rất nhiều, vì ở trong một không gian mở sẽ có rất nhiều thứ không trong tầm kiểm soát của bạn.

quy-trinh-to-chuc-su-kien-phan-2

Giữ liên lạc với người cho thuê địa điểm, vì hơn ai hết họ là người nắm rõ nhất địa hình nơi đó.

Nếu bạn cần tư vấn và hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi!
Liên hệ ngay
(function(i,s,o,g,r,a,m){i['GoogleAnalyticsObject']=r;i[r]=i[r]||function(){ (i[r].q=i[r].q||[]).push(arguments)},i[r].l=1*new Date();a=s.createElement(o), m=s.getElementsByTagName(o)[0];a.async=1;a.src=g;m.parentNode.insertBefore(a,m) })(window,document,'script','//www.google-analytics.com/analytics.js','ga'); ga('create', 'UA-54886062-1', 'auto'); ga('send', 'pageview');